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Réunion du conseil d'administration
Les réunions de l’Apel, appelé conseil d’administration, font intrinsèquement partie de la vie associative. L’article 7.1 des statuts-types d’Apel d’établissement stipule qu’il est nécessaire d’établir un procès-verbal (compte rendu) à l’issue de chacune des réunions du conseil d’administration, et de le faire signer par le président et le secrétaire.
Il est en effet indispensable de conserver une trace écrite et authentifiée de toutes les décisions prises en conseil d’administration : ces pièces pourront servir de justificatif à l’égard des tiers, du greffe des associations, de l’administration fiscale … Un procès-verbal vous sera par exemple demandé par le greffe des associations pour enregistrer toute modification intervenue dans les statuts, l’administration ou la direction de votre Apel, par la banque pour ouvrir un compte ou obtenir une signature, par un tiers pour justifier de l’octroi d’une subvention.
Il vous est conseillé de procéder comme suit, à l’issue de chacune des réunions du CA :
- faire rédiger le procès-verbal par le secrétaire à partir des notes prises en séance,
- le soumettre rapidement pour approbation à l’ensemble des membres du conseil d’administration présents (une relecture « à chaud » est en effet préférable),
- le faire signer du président et du secrétaire, puis l’archiver.
Ces documents doivent ensuite être conservés sans limitation de durée.
Sachez, en revanche, que l’obligation légale qui était faite à chaque association loi 1901 de tenir un registre spécial (consignant l’ensemble des modifications intervenues dans ses statuts, son administration ou sa direction) a été abrogée par ordonnance le 23 juillet 2015.
