Les fonctions au sein de l'Apel

RAPPEL : Il n’est statutairement pas possible de cumuler un mandat au sein du bureau et une fonction au sein de l’établissement ou de l’organisme de gestion.  

Rôle du vice-président d’Apel

Le vice-président reçoit mandat pour représenter le président lorsque ce dernier n’est pas en mesure de se rendre disponible. Il se trouve alors au même rang statutaire que le président et dispose des mêmes pouvoirs.  

Différents cas de figure

Trois cas de figure se présentent :

• le président délègue au vice-président une partie de ses représentations ou de ses responsabilités, dans un domaine donné et pour toute la durée de son mandat (une année) – ce qui autorise le vice-président à prendre des décisions sans en référer au président. Il s’agit en quelque sorte d’une délégation permanente, donnée en accord avec le conseil d’administration ;
• dans l’impossibilité de se rendre disponible pour honorer un rendez-vous auquel il aurait dû se rendre lui-même (absence occasionnelle), le président demande à son vice-président de le remplacer ;
• en cas de démission brutale du président quelques semaines avant la fin de son mandat, ou encore de longue maladie, le vice-président assure l’intérim jusqu’à l’AG suivante. Cette disposition requiert également l’accord du conseil d’administration.

Les savoir-faire et qualités requises pour être trésorier

Une compétence minimum en comptabilité et finance est souhaitable, même si la tenue des comptes d’une Apel n’est pas compliquée. Il convient dans cette fonction d’être sérieux, prudent, organisé et honnête.  

Démarches à effectuer lors de la prise de fonction

Dès sa prise de fonction, le trésorier doit : 

• se faire remettre les documents essentiels : livres des comptes, classeur des “pièces comptables” (factures, notes de frais, etc.), dossier “pièces bancaires” (relevés des comptes, remises de chèques, etc.), comptes annuels, dossier des emprunts, dossier des placements et copie des statuts et du règlement intérieur s’il existe ;
• être déclaré au greffe des association de la préfecture, en même temps que les autres membres du bureau de l’association ;
• informer les interlocuteurs de l’Apel après l’élection du bureau, notamment la banque (pour demander une modification des signatures agréées).  

Responsabilité

Le trésorier a, en général, la délégation de signature du président sur le compte courant bancaire de l’association. Lorsqu’il encaisse des créances ou s’acquitte des sommes dues par l’association, il le fait sur mandat du président. Pour les paiements importants, la double signature est conseillée, à partir d’un montant défini par le conseil d’administration ou le règlement intérieur. 

Tout comme le président, le trésorier peut être tenu pour responsable en cas d’irrégularité grave ou de faute de gestion.  

Quelques principes de gestion

Le budget 

Le trésorier doit veiller, avec le président, à équilibrer le budget de l’Apel, de sorte que les recettes couvrent les dépenses. L’association n’a pas vocation à faire des réserves, mais un léger excédent est souhaitable, pour faire face à des dépenses imprévues ou pour anticiper le financement d’une dépense importante ultérieure. Un budget peut être exceptionnellement déficitaire, dans le cas d’une dépense importante financée par les réserves accumulées à cet effet au cours des exercices antérieurs. 

Le trésorier devra examiner les dépenses avant de les engager et vérifier que tous les documents probants sont bien conservés. 

La transparence de la gestion financière est une règle impérative. 

Les dépenses importantes 

L’engagement de dépenses importantes demande l’accord du conseil d’administration, voire, dans certains cas, un vote en assemblée générale. 

IMPORTANT : Toute dépense doit obligatoirement faire l’objet d’un justificatif et toute dépense imprévue au budget doit faire l’objet d’une délibération en CA!

Les remboursements de frais

En ce qui concerne les collaborateurs bénévoles, les remboursements de frais réels ou forfaitaires doivent s’appuyer sur des justificatifs. Ils n’ont pas à être inclus dans les déclarations de revenus des intéressés.

Pour ce qui est du remboursement de frais kilométriques, il revient à chaque Apel de fixer le montant du remboursement par kilomètre parcouru, en fonction des ressources locales, et ce sans dépasser le barème fiscal. Il est également possible de fixer un nombre limite de chevaux (demander en début d’année une copie de la carte grise des véhicules utilisés). 

Modèle de note de frais 

La tenue de la comptabilité 

Les associations ne disposent pas d’un type de comptabilité spécifique et suivent les règles comptables générales. Il est donc fondamental pour elles de conserver les justificatifs de toutes les écritures passées. Il est conseillé de faire apparaître distinctement, en s’inspirant du plan comptable général :

• les charges de l’exercice ;
• les produits de l’exercice ;
• les résultats. 

La présentation des comptes

Chaque année, lors de l’assemblée générale, le trésorier présente le compte de résultat, la situation patrimoniale de l’association et le budget prévisionnel de l’année en cours. Ces éléments doivent avoir été présentés au préalable au conseil d’administration.

Les comptes présentés (compte de résultat et situation patrimoniale) doivent être approuvés par l’assemblée générale (vote).

Rôle et responsabilité du secrétaire

Le secrétaire de l’Apel, qui est bénévole au même titre que les autres membres du bureau, assure le fonctionnement administratif de l’association. Il est chargé de :

• enregistrer le courrier et les factures, les transmettre au président et au trésorier ;
• rédiger, faire signer, enregistrer et expédier les divers courriers administratifs relatifs au fonctionnement de l’association ;
• organiser la communication et l’information des administrateurs ;
• assurer le classement des documents ;
• déposer les dossiers de demandes de subventions.

En amont des réunions statutaires

Il doit également, en amont des assemblées générales et conseils d’administration :

• rédiger et envoyer, dans le respect des délais impartis (cf. statuts) les convocations ;
• préparer les documents nécessaires ;
• réserver les salles et le matériel nécessaire (penser au vote à bulletin secret) ;
• organiser les votes et les pouvoirs ;
• prévoir de prendre des notes pour rédiger le compte-rendu des réunions.

Suite aux réunions

Le secrétaire est chargé de :

• rédiger les procès-verbaux des AG et compte-rendu des réunions du CA ;
• tenir les archives de l’association ;
• déclarer au greffe des associations de la préfecture la liste des membres du conseil d’administration dans un délai maximum de trois mois après la tenue des élections.

Le secrétaire : mémoire de l’association et garant de son bon fonctionnement

En s’assurant de la bonne transmission de l’information entre les membres du bureau et les conseillers administrateurs, le secrétaire participe aussi à la cohésion de l’équipe Apel. Il constitue la mémoire de l’association et assure la conservation des documents.

Il est à la fois garant :

• des classements (statuts, règlement intérieur, PV, documents préfectoraux, etc.) ; 
• de la bonne information des membres du bureau ;
• de la mise à jour des documents (par exemple la liste du matériel appartenant à l’Apel) ;
• du respect des délais de rédaction des courriers et d’expédition des convocations, de transmission des PV et des compte-rendu.